EVENT MANAGEMENT PÅ NORRA EUROPAS STÖRSTA MUSIKFESTIVAL

Roskildefestivalen

Roskilde Festival och Novicell skapar tillsammans plattformen "People" för att hantera mer än 30 000 gäster och volontärer

En hub för att hantera alla på Roskilde

Roskilde Festival är Danmarks största musikfestival – faktiskt den största i norra Europa – och den behövde ett friktionsfritt sätt att hantera den enorma mängden volontärer, gäster och musiker.

Arrangörerna kontaktade Novicell som redan arbetade med flera andra storskaliga festivaler och evenemang.

Utan våra många volontärer har vi ingen festival. Vi behövde en byrå för att utveckla en plattform som stödjer det enorma uppdraget att samordna både volontärer och andra deltagare. Novicell levererade en bra lösning.

Steen Bechmann Henningsen, ITO på Roskilde Festival.

En skräddarsydd plattform

Eventhanteringssystemet är byggt för att hantera ett stort antal mycket komplexa datauppsättningar och det är skräddarsytt för att möta Roskilde Festivals speciella behov.

En av sektionerna på appen är volontärsektionen som sköter allt från biljetter, armband och boende till hantering av förbeställda t-shirts. Mer än så är det också en kommunikationskanal där team kan kommunicera med varandra. Varje volontär har sin egen profil, som de kan komma åt och uppdatera själva.

Den andra delen av "People" är gästsektionen, som hanterar alla gäster, inklusive leverantörer, företagssponsorer, musiker och många andra. Festivalen har hela 44 olika gästgrupper och delar ut över 50 typer av armband – allt från tillstånd och tillgång till boende och mat sköts noggrant. 

Hantering av events

"People" är ett event managementsystem byggt för att hantera de många olika typer av personer som deltar på festivalen.

Tillgänglighet

Varje volontär kan komma åt systemet och uppdatera sina data samt kommunicera med sina teammedlemmar.

Översikt

"People" ger en överblick över allt från armband och boendebokningar till tilldelning av personal i lagen.

Incheckningssektion

Varje gäst och varje volontär måste checkas in. "People" är utformad för att leda mer än 30 000 deltagare snabbt genom incheckningsprocessen, inklusive byte av armband, peka dem till rätt boende och se till att de har rätt information. Incheckning med mobilen är bara en av de saker som gör det enkelt att komma in på festivalen.

Händelsehanteringssystemet levererar dagliga statusuppdateringar, till exempel om antalet armband som delas ut under dagen och hur många som fortfarande väntar på att hämtas. De kontinuerliga uppdateringarna säkerställer att Roskilde Festival kan hantera sina resurser optimalt.

 

"People" in action på Roskilde Festival

Eventhanteringssystemet har testats på festivalen två år i rad och har visat sig vara en stor framgång.

30,000+

armband totalt

400+

armband per timme

750+

team använder plattformen

Uppmätt under Roskilde Festival från 27 juni 2015 – 4 juli 2015

Venma Event Management

Venma är en event management-plattform byggd av Novicell för att hantera alla typer av event, både stora och små. Vi har även stor erfarenhet av att koordinera sportevenemang.

Systemet är skalat för att matcha antalet volontärer, personal och gäster, och det kan skräddarsys för att möta individuella behov.

Fördelarna med Venma är många. För att nämna några, erbjuder plattformen integration till andra system, fokuserad kommunikation till respektive målgrupp, produkthantering, incheckning och rekrytering.

Event management har aldrig varit enklare.

 

Behöver du mer information om Event Management-plattformar?

Kontakta mig gärna om du har några frågor